Votre TPE ou PME grandit ? Vous perdez du temps à jongler entre Excel et différents logiciels pour gérer vos factures, devis, les réapprovisionnements chez vos fournisseurs et les congés de vos collaborateurs ? Sur le papier, Odoo semble être un choix adapté.
Le logiciel propose en effet une solution ERP pour automatiser toutes ces fonctions chronophages ! Mais Odoo est-il facile à prendre en main ? Est-il adapté à votre secteur d’activité et aux besoins de votre entreprise ?
Que vaut Odoo en tant que CMS pour votre site web ou votre boutique en ligne ? Découvrez les réponses à toutes ces questions et faites-vous une idée claire de la pertinence d’Odoo pour votre PME.
Odoo : mon avis en résumé
Odoo en tant qu’ERP
Odoo a été imaginé initialement comme un ERP (Enterprise Resource Planner). Il permet donc aux entreprises de centraliser et d’automatiser une partie de leur gestion quotidienne : ressources humaines, achats, ventes, CRM, stock, etc. C’est un outil open-source, auquel chacun peut contribuer. Il se veut donc généraliste, personnalisable et adaptable à toute sorte de business, que ayez un e-commerce de produits, que vous vendiez des services ou que vous souhaitiez simplement digitaliser la gestion de votre entreprise.
C’est un logiciel puissant, qui offre de multiples possibilités et l’opportunité de gagner un temps précieux. Seul souci et pas des moindres : sa prise en main.
Si la configuration initiale d’Odoo est simple, vous allez très vite vous poser plusieurs questions :
- De quelles applications ai-je vraiment besoin pour mon entreprise ?
- Comment paramétrer Odoo pour mon secteur et ma PME en particulier ?
- Comment migrer les données de mes outils existants vers Odoo ?
C’est là que vous allez avoir besoin de faire appel à un intégrateur Odoo.
C’est donc plutôt un logiciel qui s’adresse à vous si vous êtes une PME en recherche d’un ERP pour automatiser et centraliser votre gestion. Préparez-vous en outre à mobiliser une de vos ressources pour le paramétrage et la prise en main de l’outil ou prévoyez du budget pour faire appel à un intégrateur professionnel.
Odoo en tant que CMS
Odoo offre aussi des fonctions de CMS (Content Management System) vous permettant de créer votre site Internet, votre blog et même votre e-commerce.
Si l’idée semble alléchante d’avoir le même outil pour sa vitrine web et son ERP, la réalité n’est pas si simple.
Construire son site avec Odoo se fait en théorie sans avoir besoin de connaissances en développement. Le logiciel propose un système de blocs pour construire vos pages. Mais si vous souhaitez personnaliser votre site, l’adapter à votre charte graphique, l’optimiser pour le référencement naturel, vous allez sûrement devoir plonger dans le code source. Odoo, en tant que logiciel open-source, s’apparente à WordPress et sa jungle de thèmes et d’extensions.
Si vous ne disposez pas déjà d’un site Internet, je vous recommande donc de choisir un outil conçu initialement pour ce besoin en particulier.
Pour votre site vitrine, si vous souhaitez une solution simple à prendre en main qui ne nécessite pas de compétence technique et financièrement abordable, je vous recommande Wix.
Vous cherchez à construire votre site de vente en ligne ? Dans ce cas-là, tournez-vous plutôt vers un CMS 100 % dédié au e-commerce, facile à paramétrer et ne nécessitant pas de développeur dédié. Je vous recommande personnellement Wizishop. La solution dispose d’un service client réactif et de formations en français pour les débutants, ce qu’Odoo ne propose pas.
Le guide complet d’Odoo pour votre PME
Qu’est-ce qu’Odoo ?
Créé en 2005 et aujourd’hui plébiscité par plus de 7 millions d’utilisateurs, Odoo est une solution open-source combinée CMS (Content Management System) et ERP (Enterprise Ressource Planner). Vous n’avez pas tout compris dans cette phrase ? Je vous explique.
En tant que CMS, Odoo propose une solution pour construire votre site web, lui associer un blog, une boutique en ligne et en faire une vitrine de votre activité, voire le socle de celle-ci si elle est exclusivement en ligne.
En tant qu’ERP, Odoo offre la possibilité de regrouper toutes les tâches inhérentes au fonctionnement de votre entreprise en une seule interface :
- Gestion des factures, des devis ;
- Suivi des achats et des ventes ;
- Comptabilité ;
- Gestion des stocks ;
- Génération des feuilles de paie ;
- Suivi des congés de vos collaborateurs, etc.
Grâce à Odoo, vous pouvez ainsi automatiser un certain nombre de tâches. Vous n’avez besoin de former vos collaborateurs qu’à un seul outil et gagnez du temps pour vous consacrer à votre cœur de métier.
Odoo s’est rapidement imposé comme leader des ERP open-source. Concrètement, tout le monde peut donc contribuer à l’ajout de fonctionnalités à Odoo. Choisir ce type de logiciel, c’est opter pour une solution économique, évolutive et personnalisable. En contrepartie, le service client est quasi-inexistant et la qualité des différentes fonctionnalités peut être variable.
Pourquoi utiliser Odoo pour votre PME ?
Prenons un exemple concret : vous gérez une boutique en ligne qui vend des compléments alimentaires pour sportifs. Disposant de nombreuses références dans votre catalogue, vous ne pouvez pas vous permettre de gérer manuellement le réapprovisionnement et le suivi de tous vos stocks à la main. Vous décidez d’utiliser Odoo et pouvez automatiser un grand nombre de fonctionnalités :
- Suivi de la quantité de stocks ;
- Génération et envoi de bons de commande pour le réapprovisionnement quand le stock atteint sa limite basse ;
- Suivi des ventes ;
- Génération automatique d’export comptable.
Quelles sont les fonctionnalités d’Odoo en tant qu’ERP ?
Odoo en tant qu’ERP peut être vu comme un jeu de Lego géant. En fonction de vos besoins, vous ajoutez à votre interface les applications dont vous avez besoin. Les briques sont donc très variées et à sélectionner en fonction des besoins de votre PME. Voici un aperçu de quelques briques disponibles pour vous donner une idée de l’étendue des fonctionnalités d’Odoo.
Relation client (CRM)
Avec l’application CRM d’Odoo, vous pouvez mettre en place un suivi des négociations commerciales ou créer des calendriers partagés pour synchroniser les appels téléphoniques et autres réunions avec vos clients, fournisseurs ou partenaires.
Vos clients peuvent même bénéficier d’un espace dédié sur Odoo, dans lequel ils pourront retrouver leurs factures, devis et procéder directement au paiement en ligne avec une interface dédiée. De quoi paraître très professionnel si vous travaillez en B2B.
Ventes
Côté module de vente, bénéficiez d’outils pour :
- Administrer votre base de clients et de contacts ;
- Créer des devis personnalisés ;
- Gérer des tarifs clients ;
- Enregistrer des commandes de produits ou de services ;
- Générer des factures ;
- Analyser les performances de vos ventes pour ajuster votre offre en conséquence.
Stocks
Vous avez des difficultés à suivre vos stocks ou à vous réapprovisionner à temps ?
Avec Odoo, automatisez la gestion de vos stocks, de la visualisation de votre quantité de produits, à la mise en place du réapprovisionnement automatique, en passant par la réalisation d’inventaires.
Par exemple, pour chacune de vos références au catalogue, vous pouvez ajouter le prix, la TVA, les codes comptables, une photo, préciser s’il s’agit d’une article acheté ou vendu, créer des alertes de rupture et organiser votre base d’articles en catégories.
Ressources humaines
Du côté des ressources humaines, créez une fiche pour chacun de vos employés et suivez les différents aspects de la vie professionnelle de vos collaborateurs :
- Notes de frais ;
- Congés ;
- Entretien annuel ;
- Temps de présence et suivi du temps par projet.
Comptabilité
Pour automatiser la comptabilité dans votre entreprise, Odoo vous permet de créer vos factures, vos devis, mais aussi de générer des rapports de gestion, mettre en place des pointages bancaires et faciliter vos déclarations de TVA.
Pour cela, vous pouvez mettre en place une synchronisation automatique de vos relevés bancaires et paramétrer l’outil pour reconnaître les paiements de vos différentes factures directement via les relevés.
Vous avez aussi la possibilité de mettre en place des statistiques de gestion pour optimiser la balance de votre trésorerie.
Application mobile
C’est le petit plus qui s’avère bien pratique si vous êtes régulièrement en déplacement. Accédez aux informations essentielles de votre entreprise grâce à l’application mobile et bénéficiez de fonctionnalités supplémentaires :
- Calcul des notes de frais kilométriques grâce au GPS ;
- Gestion des stocks en scannant les produits avec l’appareil photo de votre smartphone ;
- Prise de notes en vocal que vous pouvez immédiatement partager à vos collaborateurs.
Quelles sont les fonctionnalités d’Odoo en tant que CMS ?
Création de site Internet
Odoo est également un CMS open-source au même titre que WordPress. Comme son concurrent, il propose un module de création de base avec de nombreuses extensions (parfois payantes) à ajouter en fonction de ce que vous souhaitez faire.
Créer votre site Internet est simple, le personnaliser l’est un peu moins. Vous allez vous confronter aux mêmes soucis qu’avec WordPress :
- Quels sont les thèmes de qualité avec une bonne expérience utilisateur et pensés pour le référencement naturel sur les moteurs de recherche ?
- Quelles sont les extensions dont j’ai réellement besoin ? Vont-elles ralentir mon site ?
Pour vous aider sur la mise en place, faire appel à un expert d’Odoo ou avoir une ressource dédiée en interne dans votre PME va sûrement s’imposer comme une nécessité.
Création de boutique en ligne
Les outils de création de boutique en ligne d’Odoo semblent intuitifs et faciles à utiliser. Les fiches produits sont créées simplement, elles sont adaptées aux mobiles et les solutions de paiement et de livraison sont très complètes.
En revanche, comme avec le reste de votre site, vous aurez sûrement besoin de mettre les mains dans le code pour avoir un rendu personnalisé qui correspond à votre image de marque.
Le seul vrai avantage à disposer de votre boutique en ligne avec Odoo par rapport à un autre CMS, c’est la facilité de connexion avec les fonctionnalités d’ERP de l’outil. Votre stock ou votre balance de trésorerie sont par exemple automatiquement mises à jour.
La prise en main d’Odoo
Odoo est accessible entièrement via votre navigateur en ligne : vous n’avez pas de logiciel à installer sur votre ordinateur. Même si vous changez de machine, vous pouvez donc accéder à votre base Odoo et avoir toutes les informations à portée.
L’inscription sur Odoo est rapide et simple. Vous choisissez les modules qui vous intéressent et le nombre d’utilisateurs souhaités avant de configurer votre compte en renseignant les informations relatives à votre entreprise.
Configurer chaque module selon les besoins de votre entreprise, les connecter à tous vos services actuels (banque, site web) peut s’avérer un peu plus fastidieux. Pour un ERP vraiment adapté à vos besoins et vos processus, il peut être utile de faire appel à un intégrateur Odoo. Ce dernier va s’occuper de :
- Cerner votre besoin précisément pour identifier les modules utiles pour votre activité ;
- Vous aider à clarifier vos processus ;
- Paramétrer Odoo pour les besoins de votre activité ;
- Vous former ainsi que vos collaborateurs à l’utilisation d’Odoo.
En outre, si vous disposez déjà d’un ERP, un intégrateur pourra vous aider à faciliter la transition vers ce nouvel outil sans risque d’erreurs, d’oublis ou de perte de données.
Le service client d’Odoo
C’est là où l’aspect open-source d’Odoo s’avère moins avantageux. Ne vous attendez pas à une réponse rapide à votre e-mail si vous avez une demande à faire au service client.
Pour vous aider, vous avez plutôt intérêt à vous tourner vers la communauté Odoo et à poser votre questions aux autres utilisateurs.
Le centre d’aide a aussi l’avantage d’être bien documenté, de disposer de guides pratiques et d’une FAQ pour vous aider dans vos problèmes techniques les plus fréquemment rencontrés. Seul bémol : tout est en anglais.
Les tarifs d’Odoo
Si Odoo se veut une solution financièrement accessible, chiffrer précisément combien la solution va vous coûter est loin d’être simple. Si vous souhaitez en faire un ERP assez complet, préparez-vous à devoir débourser plusieurs milliers d’euros par an.
Plus vous utilisez d’applications, plus Odoo vous coûte cher. Chaque application est facturée mensuellement. Certaines d’entre elles sont en revanche gratuites lorsqu’elles sont installées seules.
C’est le cas par exemple des applications CRM, site web, comptabilité ou même e-commerce. Pour les autres applications, comptez entre 8 et 64 euros par mois.
Si vous sélectionnez des applications payantes, vous devrez en plus payer un abonnement pour chaque profil utilisateur. C’est pourquoi Odoo s’adresse surtout aux PME et pas aux grandes entreprises.
Récapitulatif : ce qu’il faut retenir d’Odoo
Les avantages d’Odoo
Odoo est une solution d’ERP puissante, très adaptable et personnalisable, qui dispose de plusieurs avantages indéniables :
- Multi-entreprises. Si vous gérez plusieurs entreprises, centralisez toute votre gestion au sein d’une seule et même interface ;
- Multi-devises et multi-langues. C’est une fonctionnalité utile si votre PME se développe à l’international ;
- Utilisation Cloud et centralisation complète. Vous n’avez rien besoin d’installer sur votre machine et toutes vos applications sont centralisées en un seul endroit ;
- Des applications à installer en fonction de ses besoins ;
- Une grande communauté d’utilisateurs pour trouver des solutions en cas de problèmes ;
- Une double casquette ERP et CMS pour une solution unique ;
- Plusieurs applications gratuites si vous les installez seules (et renoncez donc à construire un ERP complet).
Les inconvénients d’Odoo
En revanche, Odoo présente également quelques points faibles, qu’il est bon de connaître avant de se tourner vers cette solution. Attendez vous par exemple à :
- Un support client peu réactif ;
- Des ressources documentaires non disponibles en français ;
- Une solution tellement généraliste et vaste qu’elle nécessite de faire appel à un intégrateur ou de passer du temps à la paramétrer pour ses besoins ;
- Une transition vers l’outil parfois difficile avec un risque de pertes de données ou d’erreurs liés à des oublis de migrations ;
- La nécessité de former ses collaborateurs à l’utilisation d’Odoo ;
- Un budget difficilement estimable.
Pour qui conseiller Odoo ?
Odoo est un outil adapté pour des PME qui ne disposent pas encore d’ERP et qui jonglent entre différentes applications et logicielles pour effectuer leur gestion. En outre, il s’adresse à des entreprises qui ont du temps à consacrer au paramétrage de l’outil ou qui disposent d’un budget pour faire appel à un intégrateur.
Si vous êtes une plus petite entreprise qui a un besoin en particulier (outil CRM, outil comptable, outil de stock), Odoo peut s’avérer être une bonne solution qui peut même rester gratuite tant que vous n’utilisez qu’une seule application.
En revanche, si vous êtes un entrepreneur solo, qui lance tout juste son entreprise ou qui souhaite créer son site Internet, je vous conseille de ne pas trop anticiper votre besoin et de vous tourner vers une solution plus facile à prendre en main pour créer votre vitrine.
Si vous lancez tout juste votre boutique en ligne, découvrez notre comparaison des sites de vente en ligne.
Êtes-vous prêt à adopter la solution Odoo pour votre PME ?
