La semaine dernière, j’ai débuté une nouvelle série d’articles en relation avec la refonte du site internet de mon entreprise. Pour rappel, mardi dernier, je vous avais livré un exemple de cahier des charges pour vous aider dans cette première (mais décisive) étape de l’expression de besoin.
Une fois le cahier des charges rédigé, il est nécessaire de choisir une agence web qui développera le site internet de vos rêves, que ce soit un site de vente en ligne ou non. Je vous propose de nous attarder sur les différents facteurs qui sont importants dans le choix d’un agence digitale pour une création de site.
Au cours de cet article, je vous expliquerai comment sélectionner les agences web auxquelles vous allez faire parvenir votre cahier des charges. Puis, je vous livrerai plusieurs conseils pour obtenir le meilleur taux de réponse possible à votre appel d’offre. Enfin, je vous donnerai la méthodologie pour choisir une agence web parmi les candidates.
Comment sélectionner les agences web à interroger ?
La première étape d’un appel d’offre est de sélectionner les prestataires auxquels vous allez faire parvenir votre cahier des charges. C’est donc ces prestataires qui, par leurs réponses, auront l’opportunité de vous séduire pour vous amenez à les choisir.
Autant vous dire que cette première sélection d’agences est une étape tout aussi importante que le cahier des charges. En effet, si vous pré-sélectionnez de mauvaises agences, vous n’aurez que des mauvaises réponses.
Pour pré-sélectionner les agences web, je vous propose de suivre les trois conseils suivants.
Le bilan de l’agence, une information clé
Le premier réflexe qu’on a tous lorsqu’on cherche une agence web, c’est de taper ce fameux mot-clé dans notre moteur de recherches américain préféré, Google. Cependant, cette démarche a plusieurs inconvénients:
- Vous avez l’assurance que les agences présentes en 1ère page sont plutôt douées en référencement naturel. Mais est-ce suffisant pour en faire VOTRE agence web ?
- Vous n’avez pas la certitude que l’agence a les reins solides financièrement. Or, si vous vous engagez sur des sommes importantes pour faire développer un site, vous avez tout de même l’ambition que cette agence aille jusqu’au lancement de celui-ci.
- Vous n’avez pas l’assurance que cette agence répondra à votre appel d’offre. Pourquoi ? Parce que les plus grosses agences sélectionnent leurs clients. En effet, elles sont souvent débordées par les demandes de projets mais ont des frais de structures qui leurs imposent de ne sélectionner QUE les gros projets
Tout cela pour dire quoi ? La première page de Google ne suffit pas ! Allez faire un tour sur le site Societe.com, qui vous livrera toutes les informations financières d’une entreprise. Pas besoin d’acheter le bilan complet, les informations disponibles gratuitement pour chaque agence vous permettra de vous faire un vrai avis sur celle-ci.
Que vérifier sur l’agence ?
- Vérifiez que l’agence web existe depuis plusieurs années
- Si elle dépose ses comptes, assurez-vous que son compte de résultats est positif sur plusieurs années.
- De même, allez faire un tour dans le bilan comptable de celle-ci et assurez-vous que l’entreprise dispose bien d’immobilisations suffisantes pour tenir plusieurs mois/années.
- Vérifiez que l’agence n’a pas trop de dettes, où qu’elles peuvent être couvertes par ses disponibilités et/ou ses immobilisations.
Pourquoi faire toutes ces vérifications ?
Choisir une agence web, ce n’est pas uniquement choisir l’agence qui va créer un site internet. C’est aussi choisir l’agence vers qui vous vous tournerez lorsque vous aurez des problèmes techniques à résoudre ou lorsque vous souhaiterez modifier différents éléments de votre site.
Choisir une agence web, c’est s’engager sur plusieurs années avec celle-ci. C’est d’autant plus vrai si vous avez prévu de lui confier la gestion de votre stratégie SEO ou de vos achats sur Adwords.
Par ailleurs, comme je l’évoquais plus haut, certaines agences se permettent de choisir les projets sur lesquels elles souhaitent candidater. Ainsi, il est nécessaire de bien cibler les agences:
- Si vous êtes un auto-entrepreneur ou une petite structure et que votre budget est limité à quelques dizaines de milliers d’euros, évitez de sélectionner des agences puissantes. Favorisez les petites agences, ayant un chiffre d’affaires compris entre 500 000 et 2 millions d’euros.
- Si vous êtes une entreprise de taille moyenne ayant les moyens d’investir plusieurs entre 100 et 300 000 euros dans la création d’un site internet, commencez à regarder les agences ayant un chiffre d’affaires compris entre 2 et 5 millions d’euros. Lorsqu’on investi cette somme, il est nécessaire de passer par une agence plus développée, qui offrira de meilleurs garanties financières ainsi qu’une équipe de spécialistes plus développée: UX design, création d’une charte graphique complète (on et offline)… etc
- Si vous êtes une grosse entreprise, ayant un budget supérieur à 300 000€, favorisez les agences qui ont pignon sur rue, celles qui ont un nom et qui génèrent plusieurs dizaines de millions d’euros de chiffre d’affaires. A ce niveau, vous achèterez un nom (ce qui rassurera votre hiérarchie) ainsi qu’une expertise souvent poussée en matière de technologie, que ce soit au niveau technique que webmarketing.
Attention, il y a toujours des cas particuliers mais dans la majeure partie des cas, si vous suivez cette logique, vous devriez cibler les agences web adaptées à votre besoin.
Le premier contact donner le ton
Maintenant que vous avez fait une première sélection d’agences web, je vous conseille de les appeler une par une afin d’établir un premier contact avec elles.
Appeler l’agence permet d’avoir un premier contact avec un commercial, celui qui supervisera la réponse jusqu’à ce qu’elle arrive sur votre bureau. Cela a plusieurs avantages:
- Ce n’est généralement pas le commercial lui-même qui décroche le téléphone. Vous pourrez ainsi avoir un contact avec la personne qui décroche et sentir si les rôles au sein de l’agence sont bien définis.
Par exemple, lors d’un appel, je suis tombé sur une personne qui m’a dit: « Euhh, vous voulez parler à qui ? Un commercial ? …. – demande à un de ses collègues à qui elle doit me transférer et le fait sans me prévenir, ni me dire au revoir – Allo ?
Ce n’est qu’un petit détail mais qui démontre la capacité d’une agence à structurer son activité et la manière dont elle s’adresse à ses prospects/clients.
- Vous verrez comment le commercial présente son agence: est-ce qu’il donne envie ? quelles références donne-t-il ? Comment il réagit à ce que vous lui dîtes de votre projet… etc
Le commerce, c’est aussi de l’humain et du feeling. Le fait de présenter votre projet en quelques mots au commercial de l’agence vous permettra de personnaliser votre projet à ses yeux. Vous entamerez une relation de confiance mais également de séduction avec lui, ce qui permettra de l’impliquer dans la réponse que l’agence fera.
Vous verrez également comment il réagi à vos propos: est-ce qu’il rebondi ? Est-ce qu’il écoute sans écouter ? Est-ce qu’il est dynamique et force de proposition ? etc…
Le 1er appel, un contact qui en dit long !
Vous verrez, cette seconde étape de pré-sélection vous permettra de rapidement identifier les agences web avec lesquelles vous vous sentez ou non de travailler, ce qui vous permettra de réduire votre liste de candidats.
Combien d’agences web pré-sélectionner ?
Il n’y a pas de règles précises concernant le nombre d’agences web à sélectionner lors d’un appel d’offre. Une chose est certaine, cela ne sert à rien du tout d’en sélectionner plus d’une dizaine. Vous n’aurez pas le temps de leur accorder l’attention nécessaire pour maximiser votre taux de retours et vous risquez d’en effrayer plus d’une (n’oubliez pas, les agences se parlent entre-elles !).
Il faut cependant un nombre d’agences minimum car on peut considérer que, même si vous suivez tous mes conseils, vous n’aurez qu’un taux de réponse de 80%: certaines agences, avant de candidater, vérifient si elles ont les capacités de répondre à votre cahier des charges dans le temps imparti. Et parfois, le planning ne correspond pas, elles décident donc de ne pas donner suite.
Pour ma part, j’en avais sélectionné 8, ce qui est un peu trop, selon moi, à posteriori. Sur les 8 agences sélectionnées, 6 ont répondu à l’appel d’offre, soit 75%.
Comment motiver les agences à répondre à votre appel d’offre ?
Ok, donc vous avez rédigé votre cahier des charges, vous avez fait une pré-sélection de plusieurs agences web et vous souhaitez désormais maximiser vos chances que celles-ci répondent à votre appel d’offre. Voici plusieurs conseils vous motiver les agences sélectionnées à répondre à votre projet.
La durée de l’appel d’offre, c’est important !
Je vous avais indiqué qu’il est nécessaire de mettre un planning de l’appel d’offre au sein de votre cahier des charges. Sachez que ce planning a un vrai impact sur le taux de réponse que vous aurez.
En effet, plus la période de réponse sera courte, plus vous découragerez des agences. Dans l’idéal, je vous conseille d’offrir entre 4 et 5 semaines aux agences pour vous faire parvenir une réponse écrite.
Pourquoi une période aussi longue ?
C’est tout simplement le temps qu’il faut à une agence digitale pour lire votre cahier des charges, le transmettre aux différents acteurs qui vont intervenir dans la réponse et répondre.
En effet, lorsque vous envoyez un cahier des charges détaillé, celui-ci doit passer entre les mains du commercial mais également du chef de projet technique et du DA (directeur artistique).
Le chef de projet s’occupera d’établir un devis détaillé en fonction des fonctionnalités que vous souhaitez avoir sur votre site. Le DA, quant à lui, s’occupera de faire travailler son équipe sur une réponse graphique.
Et c’est le temps nécessaire qu’il faudra à l’agence pour vous faire parvenir une réponse personnalisée. En dessous de 4 semaines, vous n’aurez qu’une réponse générique (si vous en avez une); au-dessus de 6 semaines, votre projet sera passé aux oubliettes si vous ne les relancez pas.
Envoyer le cahier des charges, oui… Mais pas que !
Comme je vous le disais plus haut, avant de faire parvenir le cahier des charges, prenez le temps d’avoir un premier contact avec un commercial de chacune des agences web sélectionnées. Mais ne vous arrêtez pas à ce seul appel: pour avoir un taux de réponse élevé, le lien humain est la clé !
En prenant une période de réponse de 5 semaines (voir ci-dessus), je vous conseille de prévoir plusieurs appels pour vous rappeler au bon souvenir de l’agence:
- Une semaine après l’envoi, pour vous assurer que le commercial a bien reçu le cahier des charges. Cela vous permettra de savoir si le commercial s’est bien investi dans votre projet et que votre document n’a pas été mis de côté. Si l’agence décide de ne pas candidater, c’est généralement lors de cet appel que vous le saurez.
- Au cours de la 3ème semaine, un appel pour proposer une séance de questions/réponses (voir ci-dessous)
- Deux jours avant la date limite de réponse, passez leur un dernier appel pour répondre aux dernières questions éventuelles et donnez un dernier coup de fouet à l’agence dans la finalisation de sa réponse.
En gardant contact avec l’agence, vous maximiserez vos chances d’avoir une réponse de celle-ci.
La séance de questions/réponses, un indispensable
Comme je l’évoquais plus haut, je vous conseille de proposer aux agences que vous interrogez une séance de questions/réponses par rapport au document que vous leur avez fait parvenir.
Cette séance de questions/réponses permet plusieurs choses:
- Vous avez peut être (voir sûrement) oublié une ou plusieurs informations qui peuvent être importantes aux yeux de l’agence et elle aura envie d’en savoir plus.
- Vous vous assurerez que l’agence a bien préparé ses questions, qu’elles sont techniques ce qui vous assurera que l’agence a bien lu votre document et qu’elle ne prépare pas une réponse générique.
Prévoyez cette séance entre la 3 et la 4ème semaine d’appel d’offre. Cela permettra à l’agence web d’avoir le temps de lire votre document, de se poser les bonnes questions, tout en lui laissant du temps pour adapter sa réponse si nécessaire.
Les informations à ne surtout pas leur donner
Lors d’un appel d’offre, il y a plusieurs informations qu’il ne faut surtout pas communiquer aux agences que vous interrogez:
- votre budget: tous les commerciaux vous poseront la question du budget que vous avez prévu pour la création ou la refonte de votre site internet. Ne leur donnez surtout pas un chiffre précis car ils adapteront leur offre pour être au prix, sans chercher à se challenger.
Donnez leur plutôt une fourchette de budget. Vous leur donner ainsi une indication sur le budget que vous êtes potentiellement en mesure de mettre sur la création de votre site, mais sans les brider dans leur réponse et favoriser ainsi la concurrence entre les agences.
- Le nombre d’agences sélectionnées: s’il y a bien une chose que les agences détestent, c’est bien d’être en compétition avec un trop grand nombre de concurrents. Et c’est normal, car répondre à un appel d’offre nécessite du temps et de l’énergie pour un projet qu’on est pas sûr de gagner.
Lorsque le commercial vous posera la question (car il le fera), indiquez lui qu’on vous a conseillé de ne pas répondre à cette question… mais que vous êtes peu nombreux en compétition, sans donner de chiffre précis.
Vous garderez ainsi la motivation de toutes les agences intactes, tout en faisant jouer la concurrence entre-elles.
Comment choisir l’agence qui vous accompagnera ?
Ok alors, grâce à mes conseils précédents, vous avez désormais reçu vos différentes réponses écrites de la part des agences sélectionnées. Mais cela ne vous dit pas comment choisir l’agence web qui vous accompagnera dans votre projet. Voici plusieurs conseils pour sélectionner la bonne agence, celle avec qui vous serez suffisamment en confiance pour leur confier votre projet.
L’écrit ne suffit pas, faîtes une soutenance !
S’il y a bien une chose que mon appel d’offre m’a appris, c’est qu’une réponse écrite ne suffit pas. Pourquoi ? Parce que, pour mon projet de refonte de site, j’ai finalement choisi l’agence web qui avait fait la réponse écrite la plus mauvaise des 6 agences.
L’écrit ne fait pas tout ! Certaines agences vont prendre des partis pris, aussi bien au niveau graphique qu’au niveau techniques. Il est nécessaire de les recevoir pour leur donner une chance d’expliquer leur choix. Pour ce faire, il n’y a pas plus efficace qu’une soutenance.
Si vous avez un projet dont le budget est limité, ne rêvez pas: les agences ne se déplaceront pas. Cependant, demandez leur un call téléphonique pour qu’ils vous présentent à l’oral leur réponse. Prévoyez une heure pour débriefer sur leur réponse, si possible, avec les différents métiers de l’agence pour qu’ils puissent argumenter sur leurs différentes parties.
Vous aurez ainsi toutes les billes pour choisir l’agence web adaptée à votre projet.
Testez les compétences !
Autre élément important pour choisir une agence web: sa capacité à répondrez aux différentes problématiques que vous soulèverez au fur et à mesure que le projet avancera.
Si vous avez déjà quelques compétences en marketing digital ou en gestion de projet, je vous conseille de tester les équipes au cours de la soutenance en posant plusieurs questions techniques.
En posant ces questions en live, vous pourrez ainsi voir si les équipes opérationnelles qui s’occuperont de votre projet seront en mesure de vous faire grimper en compétences, de vous conseiller pour que vous site soit le plus efficace possible.
Pas besoin de poser 36 000 questions. Posez-en juste 2 ou 3 sur les points que vous jugez sensibles (par exemple: comment voyez-vous l’intégration du SEO dans le développement du site internet ?): vous verrez comment ils répondent et si la problématique soulevée sera entre de bonnes mains.
Choisissez une méthodologie plus qu’un design
Oui le design, c’est important ! Oui, les maquettes que vont vous proposer les différentes agences vous permettront de vous faire un premier avis sur l’univers graphique de l’agence. Mais ne choisissez pas votre agence web à partir de ces maquettes uniquement !
En effet, sachez que le design proposé par une agence lors d’un appel d’offre est TRES rarement le design final de votre futur site. Tout simplement parce que les différentes fonctionnalités que vous allez intégrer sur votre site modifieront le design proposé.
Pour choisir une agence web, je vous conseille de choisir une méthodologie de projet.
- L’agence doit être en mesure de vous expliquer pourquoi elle choisi de développer votre site sous la méthodologie agile ou toute autre méthode de gestion de projet
- Elle doit être en mesure de vous détailler l’ensemble des livrables qu’elle vous fera parvenir pendant le projet.
- Elle doit vous présenter de manière détaillée les différentes expériences de l’équipe qui travaillera sur votre projet.
- Elle doit vous expliquer comment elle va gérer le projet si jamais celui-ci prend du retard… Est-ce qu’elle fera appel à des développeurs freelance ? Est-ce qu’elle attribuera d’autres ressources à votre projet ?
- Etc !
Tous ces éléments sont au moins aussi importants, voir plus que la maquette que vous a fait parvenir l’agence dans sa réponse écrite. Prenez en compte dans votre choix.
Demandez à rencontrer les opérationnels
Ce conseil est complémentaire du précédent. Pour choisir une agence web, choisissez une méthodologie mais également une équipe, des ressources humaines.
Trop souvent, les agences qui répondent à un appel d’offre débarquent avec le directeur technique et le directeur commercial. Autant vous dire que ces profils vont regarder de TRES loin votre projet, surtout si votre budget est limité.
Demandez à rencontrer les opérationnels qui travailleront sur votre projet: le chef de projet fonctionnel, le chef de projet technique et le webdesigner qui travailleront sur votre projet. C’est avec eux que vous allez travailler !
Tout à l’heure, je vous disais de tester l’agence: testez-les ces opérationnels ! L’idée ici est d’avoir un véritable feeling avec l’équipe opérationnelle avec laquelle vous allez être en contact de manière quotidienne tout en vous assurant que cette équipe a les capacités pour vous accompagner dans votre projet.
Selon moi, lorsqu’on choisi une agence web, on choisi surtout une équipe plus qu’un nom.
Le prix, ça compte aussi !
Dernier point pour vous aider à choisir une agence web, le prix.
Dans le cahier des charges que vous aurez rédigé, je vous ai conseillé de demander un devis détaillé, très détaillé, pour chacune des étapes clés du projet de création de site.
Il y a deux éléments qui peuvent vous permettre de comparer des agences web entre elles lorsqu’on parle de prix:
- Quel est le TJM de chacun des acteurs du projet ?
- Quel est le nombre de jours de développements prévus ?
Je vous propose de revenir sur ces deux notions ci-après.
Le TJM, un vecteur de comparaison
Le TJM, c’est en fait le taux journalier moyen de chacun des acteurs impliqués dans le projet.
Pour faire simple, pour éditer un budget détaillé, chaque agence se doit d’estimer le temps nécessaire pour réaliser chacune des étapes du projet de création de site: nombre de jours nécessaire pour réaliser la tâche ainsi que la liste des différents acteurs concernés. Elle applique alors un tarif moyen par jour pour chaque acteur impliqué.
Par exemple, un Directeur de création sera facturé 850€par jour travaillé sur le projet par l’agence A et seulement 800 par l’agence B.
En comparant les différents TJM des agences, vous pourriez identifier les agences qui abusent un peu au niveau des tarifs pour les questionner lors de la présentation orale. Vous aurez également une marge de négociation pour faire baisser le prix total de votre projet à l’agence qui vous plaira le plus.
La durée des développements, une info importante !
Autre élément qui est à prendre en compte dans les différents prix annoncés par les agences, c’est le temps de développements et donc le tarif associé à cette étape.
Pensez à comparer le nombre de jours de développement pour chacune des réponses des agences. Si une agence A vous annonce 120 jours de développements contre 170 pour l’agence B, posez-vous les bonnes questions:
- L’agence A a-t-elle bien pris en compte la complexité du projet ?
- Ou est-ce que l’agence B a des jours supplémentaires par rapport à l’agence A ?
- Quelle est la moyenne des durées de développements de toutes les agences qui ont répondu ? Est-ce plus proche de 120 ou de 170 jours ?
- etc…
Toutes ces questions vous permettront d’éviter de vous planter en sélectionnant une agence qui n’a pas bien évalué votre projet et/ou qui vous a fait parvenir un devis type sans le personnaliser pour votre besoin. Cela vous évitera également de vous faire avoir par une agence qui facture plus de jours que nécessaire.
L’amortissement, c’est aussi à prendre en compte !
Dernier élément lié au temps de développement, sachez que les développements d’un site web sont des éléments amortissables. Ce n’est donc pas de la charge brute, mais un investissement que vous réalisez car vous allez amortir cette somme sur plusieurs années, ce qui vous libérera des fonds pour une refonte, une fois l’amortissement finalisé.
Les prestations de conseils, comme par exemple la création graphique ou la gestion de projet, ne sont pas amortissables. Cela signifie que vous ne pourrez pas amortir cette somme au cours des années. C’est de la charge directe.
